Få en effektiv styring af sagsbehandling og tilskudsadministration med automatiseret sagsgang og en ensartet sagsbehandling. TAS skaber grundlaget for et godt overblik og effektive medarbejdere. Derudover giver det ledelsen relevante styringsværktøjer, som muliggør meningsfyldte analyser – alt sammen noget der bidrager til en bedre service for borgerne.
TAS er et standard rammesystem for sagsbehandling og økonomistyring, som vi kan konfigurere til institutionsspecifikke løsninger og tilpasse sagsprocesser af enhver type. Systemet er udviklet på baggrund af erfaringer og viden opsamlet gennem et langvarigt engagement i den offentlige sektor og bruges af en række ministerier, direktorater og styrelser til sikring af god forvaltningspraksis og effektiv sagsbehandling af tilskudsadministration.
TAS understøtter sagsprocessen gennem det indbyggede regelsætsystem, der leder processen gennem hele sagsforløbet. Regelsæt håndterer alle elementer i sagsprocessen, som eksempelvis sikkerhed, de økonomiske dispositioner, rapportering/statistik/ ledelsesinformation, automatiseret sagsforløb, modtagelsesplan/ håndtering af breve og post samt journalisering. TAS-systemet kan udføre handlinger, der både posterer i økonomi, skriver et brev og registrerer aktiviteter i sagslog.
Systemet gør det muligt for vores kunder at automatisere sagsbehandlingen efter behov og selv bestemme niveauet gennem de forretningsregler, som implementeres.
Brugergrænseflader
TAS servicerer en række forskellige typer af brugere, som kan komme til systemet på forskellig vis:
• Kunde/borgerportal
Kunder og andre eksterne brugere har har normalt adgang til den information og de tjenester, som er relevante for dem via en kundeportal. Det giver mulighed for fuld selvbetjening og digital kommunikation mellem kunde og organisation.
• Medarbejderportal
Virksomhedens medarbejdere tilgår TAS via en windowsbaseret klient, hvor det er muligt via sikkerhedsmodulet at opsætte individuel adgang og rettigheder for hver enkelt bruger. Man kan også samle brugerne i grupper med forskellige roller, hvilket giver mindre administration og større overblik.
Almindeligvis har sagsbehandlerne adgang til de dele af TAS, der anvendes til den egentlige sagsbehandling.
Administration
• Superbrugere har ofte adgang til mere komplekse dele af systemet, som for eksempel administrationsværktøjet, der anvendes til opsætning af ordninger og styring af sikkerhed.
Løsningskomponenter (services)
TAS-systemet er opbygget af følgende moduler, som er en del af standardløsningen:
• Regelsæt
Regelsæt er kernen i TAS. Heri ligger alle arbejdsgangsbeskrivelser, der leder brugeren igennem sagsforløbet fra start til slut. Regelsætmodulet er opbygget således, at de hændelser, brugerne kan vælge imellem, kan indeholde forskellige aspekter som for eksempel økonomisk konsekvens, godkendelse, påmindelser, brev/dokument og krav om logning mv.
• Administrationsværktøj
Administrationsværktøjet indeholder sikkerhedsmodulet, der kontrollerer adgang til data for alle brugere og roller. Derudover bruger vi det til opsætning af ordninger, underopdelinger af ordninger, regelsæt (arbejdsgangsbeskrivelser), bevillinger (økonomiske rammer), kontoplan, alt vedrørende sikkerhed, breve og deres fysiske placering i den samlede it-arkitektur. Det er også her, at eventuel indlæsning af vejregisteroplysninger, branchekoder og kontonumre finder sted.
• Web-adgang ved elektroniske blanketter
TAS kan modtage data fra elektroniske blanketter, hvor eksempelvis ansøgere søger om tilskud via internettet ved at udfylde og indsende elektroniske ansøgningsblanketter.
• Ledelsesinformation
I dette modul er alle rapporteringsfunktioner samlet og grupperet i statistik, sag, økonomi, herunder rammestyring, likviditet, afstemning af regnskab mellem TAS og lokalt økonomisystem, ledelsesinformation, rapportgenerator og brugerens egne definerede rapporter.
• Integration mod økonomisystem
Heri dannes bilag indeholdende økonomiske transaktioner, der skal sendes til det lokale økonomisystem. Det er også her, kvitteringer fra økonomisystemet modtages.
• Import/eksport
Modulet styrer indlæsning af data fra dataleverandører, hvor en egentlig integration mellem systemer ikke er en mulighed. Eksportdelen giver mulighed for at udtrække data fra TAS i et stort antal formater, således at eksterne krav kan honoreres – eksempelvis fra Rigsarkivet og Skat.
• Økonomi og regnskab
Dette modul er TAS’ økonomisystem. Det er bygget således, at brugere i fagkontorerne ikke behøver at have en regnskabsmæssig baggrund for at kunne oprette og godkende økonomiske transaktioner på sagerne.
• Kontrol- og stikprøveservice
Denne service understøtter, at en stikprøve- eller kontrolansvarlig opbygger en række populationer, som er baseret på tilfældig, risikobaseret eller manuel udtagelse.
Hvis du vil høre mere om TAS, kan du kontakte os på info@traen.com.